Zakaj organizacije ne potrebujejo več strategij, ampak več jasnosti

Veliko organizacij danes deluje aktivno, ima projekte, ljudi, ideje in energijo. Na prvi pogled se zdi, da stvari tečejo. V praksi pa se pogosto pojavi občutek, da kljub velikemu vložku energije rezultati niso takšni, kot bi si jih želeli.

Tipična situacija je naslednja:
organizacija dela veliko, vendar težko določi prioritete. Projekti se kopičijo, nove priložnosti prihajajo, stare aktivnosti ostajajo. Odločitve se sprejemajo sproti, pogosto brez jasnega okvira. Vsi približno vedo, kaj je pomembno, vendar tega ni enostavno prenesti v vsakodnevno delovanje.

To ni problem strategije. To je problem fokusa.

Kaj se dejansko dogaja v organizacijah

Pri delu z organizacijami se zelo hitro pokaže nekaj ponavljajočih vzorcev:

• veliko aktivnosti, ki niso jasno povezane med seboj
• težava pri tem, da bi rekli “ne”
• občutek razpršenosti in preobremenjenosti
• pomembne stvari so znane, niso pa sistematično podprte z odločitvami
• del energije ostaja vezan na obstoječe obveznosti in pretekle aktivnosti

Zanimivo je, da večina organizacij ne potrebuje dodatnega razmisleka o tem, kaj je njihova vizija ali poslanstvo. To pogosto že obstaja – vsaj na ravni občutka ali vrednot.

Kar manjka, je jasen odgovor na tri vprašanja:

• kaj je res v našem centru
• kaj bomo delali naprej
• česa ne bomo več delali

Zakaj klasičen pristop ne deluje

Ko organizacija zazna, da stvari niso optimalne, pogosto poseže po klasični rešitvi: priprava strategije.

Težava je, da strategija kot dokument redko spremeni način delovanja. Dokument lahko jasno opredeli cilje, ne spremeni pa nujno:

• vsakodnevnih odločitev
• razporeditve časa in energije
• izbire projektov

Zato se pogosto zgodi, da organizacija po pripravi strategije še vedno deluje enako kot prej.

Drugačen pristop: najprej realnost, potem smer

Na delavnici »Od kaosa do sistema« je pristop obrnjen.

Namesto da začnemo pri ciljih, začnemo pri realnosti: kako organizacija dejansko deluje.

To naredimo zelo konkretno – organizacijo “postavimo na mizo”. Udeleženci jo skozi modeliranje (npr. z glino) vizualizirajo:

• kaj je v centru
• kaj je obrobno
• kje so napetosti
• kje se energija izgublja

Ta korak je ključen, ker omogoči nekaj, kar se v pogovorih redko zgodi: organizacija vidi samo sebe kot sistem.

Ključni premik: od razumevanja k odločitvi

Ko je realnost enkrat vidna, se začne drugi del: odločanje.

Največji premik se pogosto zgodi ob zelo preprostem vprašanju:

Če bi morali odstraniti 30 % aktivnosti – kaj bi to bilo?

To vprašanje odpre prostor za:

• razmislek o prioritetah
• prepoznavanje odvečnih aktivnosti
• pogovor o tem, kaj res sodi v jedro

Večina organizacij ugotovi, da nima jasnega odgovora. In ravno tukaj se začne proces fokusa.

Kaj organizacija na koncu dejansko dobi

Dobro izveden proces ne prinese novega dokumenta, ampak nekaj bolj uporabnega:

• jasno opredeljen center (kaj je bistvo organizacije)
• bolj omejen in smiseln nabor aktivnosti
• začetni okvir za odločanje (kaj ja, kaj ne)
• večjo usklajenost znotraj ekipe

To je osnova, na kateri ima smisel graditi naprej – tudi strategijo, če je potrebna.

Zakaj ta pristop deluje

Ker ne ostane na ravni idej, ampak poseže v način delovanja.

Organizacija ne razmišlja več samo o tem, kaj bi bilo dobro, ampak začne:

• izbirati
• opuščati
• usklajevati

In prav to je razlika med organizacijo, ki “veliko dela”, in organizacijo, ki deluje fokusirano.

Za razmislek

Če bi morali v svoji organizaciji danes odgovoriti na eno vprašanje, naj bo to: kaj bi morali nehati delati, da bi lahko delali bolje?

Odgovor na to vprašanje je pogosto bolj pomemben kot katerikoli nov načrt.