POLITIKA ZASEBNOSTI

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je:

Aspira
Trg Franca Fakina 4
1420 Trbovlje
E-pošta: info@aspira.si

Za vprašanja v zvezi z varstvom osebnih podatkov se lahko obrnete na:
info@aspira.si

2. Namen politike zasebnosti

Ta politika zasebnosti pojasnjuje, kako Aspira zbira, uporablja, hrani, varuje in posreduje osebne podatke posameznikov.

Osebne podatke obdelujemo v skladu z:

• Uredbo (EU) 2016/679 – Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR),
• Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2),
• drugimi veljavnimi predpisi Republike Slovenije in Evropske unije.

Politika velja za osebne podatke, ki jih pridobimo pri izvajanju naših dejavnosti, projektov, dogodkov, izobraževanj, storitev ter prek spletnih in digitalnih kanalov.

3. Katere osebne podatke lahko obdelujemo

Glede na namen in vrsto sodelovanja lahko obdelujemo zlasti:

• ime in priimek,
• e-poštni naslov,
• telefonsko številko,
• naslov prebivališča ali naslov za dostavo,
• datum rojstva ali starost, kadar je to potrebno za projekt ali aktivnost,
• podatke o organizaciji oziroma instituciji,
• delovno mesto, funkcijo oziroma področje delovanja,
• podatke o udeležbi na dogodkih, usposabljanjih, delavnicah in drugih aktivnostih,
• odgovore v prijavnicah in evalvacijskih vprašalnikih,
• podatke, potrebne za izdajo potrdil ali certifikatov,
• podatke, potrebne za projektno in finančno poročanje,
• fotografije, videoposnetke in po potrebi zvočne posnetke z dogodkov,
• podatke o naročilih, storitvah in plačilih,
• IP naslov in druge tehnične podatke,
• podatke o uporabi spletne strani,
• podatke, ki jih posameznik prostovoljno posreduje.

Prizadevamo si zbirati samo podatke, ki so potrebni za posamezen namen.

4. Nameni obdelave osebnih podatkov

Osebne podatke lahko obdelujemo za naslednje namene:

a) Organizacija dogodkov, delavnic in usposabljanj

Podatke lahko uporabljamo za:

• sprejem in obdelavo prijav,
• komunikacijo z udeleženci,
• organizacijo izvedbe,
• pripravo seznamov udeležencev,
• izdajo potrdil,
• spremljanje udeležbe,
• zbiranje povratnih informacij in evalvacij.

b) Izvajanje projektov

Pri projektih, vključno z nacionalnimi in evropskimi projekti, lahko podatke obdelujemo za:

• izvedbo projektnih aktivnosti,
• spremljanje doseganja ciljev in kazalnikov,
• dokumentiranje aktivnosti,
• evalvacijo,
• pripravo projektnih poročil,
• dokazovanje udeležbe in rezultatov,
• izpolnjevanje obveznosti do financerjev, nacionalnih agencij ali drugih pristojnih institucij.

Kadar je to potrebno, se lahko določeni podatki posredujejo financerju, nacionalni agenciji, revizorjem ali drugim pristojnim organom.

c) Izvajanje storitev in pogodbenih razmerij

Podatke obdelujemo za:

• izvedbo naročil in storitev,
• komunikacijo s strankami,
• izpolnjevanje pogodbenih obveznosti,
• izdajo računov,
• vodenje evidenc.

d) Obveščanje in komuniciranje

Podatke lahko uporabljamo za:

• odgovore na vprašanja,
• komunikacijo v zvezi z dogodki in projekti,
• obveščanje o aktivnostih, na katere se je posameznik prijavil,
• pošiljanje e-novic ali drugih promocijskih vsebin, kadar za to obstaja ustrezna pravna podlaga.

e) Dokumentiranje in obveščanje javnosti

Dogodke, delavnice, usposabljanja in druge aktivnosti lahko fotografiramo ali snemamo za:

• dokumentiranje aktivnosti,
• projektno poročanje,
• obveščanje javnosti,
• predstavitev rezultatov projektov,
• objavo na spletnih straneh,
• objavo na družbenih omrežjih,
• pripravo projektnih publikacij, poročil in promocijskih gradiv.

ZVOP-2 omogoča obdelavo imen, nazivov, fotografij in videoposnetkov z dogodkov za namen obveščanja javnosti, kadar posameznik takšni obdelavi ni nasprotoval. Posamezniki morajo biti o obdelavi ustrezno obveščeni. IPRS

f) Izboljševanje naših programov in storitev

Anonimizirane oziroma agregirane podatke lahko uporabljamo za:

• evalvacijo kakovosti,
• izboljševanje aktivnosti,
• statistične analize,
• razvoj novih programov in projektov.

5. Pravne podlage za obdelavo

Osebne podatke obdelujemo na eni ali več naslednjih pravnih podlag:

a) Pogodba

Kadar je obdelava potrebna za izvedbo pogodbe ali storitve.

b) Zakonska obveznost

Kadar moramo podatke obdelovati zaradi zakonskih obveznosti, npr.:

• računovodstvo,
• davčne obveznosti,
• projektno in finančno poročanje,
• druge obveznosti, določene z zakonodajo.

c) Privolitev

Na podlagi privolitve lahko obdelujemo podatke na primer za:

• e-novice,
• določene vrste promocijskih objav,
• posebne fotografske ali video vsebine,
• druge namene, pri katerih je privolitev ustrezna pravna podlaga.

Privolitev je mogoče kadar koli preklicati.

d) Zakoniti interes

Na podlagi zakonitega interesa lahko obdelujemo podatke za:

• zagotavljanje varnosti naših sistemov,
• preprečevanje zlorab,
• notranjo administracijo,
• izboljševanje storitev,
• zaščito naših pravnih interesov.

e) Zakonska podlaga za obveščanje javnosti

Za fotografije in videoposnetke z dogodkov se lahko, kadar so izpolnjeni pogoji, uporabijo določbe ZVOP-2, zlasti glede obveščanja javnosti o dogodkih, ki jih organizira upravljavec. Posameznik lahko takšni obdelavi ugovarja tudi po dogodku. IPRS

6. Fotografiranje in snemanje dogodkov

Dogodke, ki jih organizira Aspira, lahko fotografiramo ali snemamo.

Namen fotografiranja in snemanja je lahko:

• dokumentiranje izvedbe aktivnosti,
• projektno poročanje,
• razširjanje rezultatov projektov,
• obveščanje javnosti,
• predstavitev dela organizacije.

Fotografije in posnetki se lahko objavijo:

• na spletni strani Aspire,
• na spletnih straneh projektov,
• na družbenih omrežjih,
• v projektnih poročilih,
• v publikacijah,
• v predstavitvah,
• v promocijskih in informativnih gradivih.

Udeležence o fotografiranju oziroma snemanju praviloma obvestimo vnaprej oziroma ob začetku dogodka.

Posameznik lahko sporoči, da ne želi biti prepoznavno fotografiran ali objavljen.

Če je posameznik na določeni fotografiji ali posnetku jasno izpostavljen oziroma če gre za uporabo, za katero je potrebna privolitev, lahko zaprosimo tudi za posebno privolitev.

Informacijski pooblaščenec poudarja, da je treba posameznike o taki obdelavi pravočasno informirati ter upoštevati načelo sorazmernosti. IPRS

7. Podatki mladoletnih oseb

Ker Aspira izvaja aktivnosti tudi za mlade, lahko v nekaterih primerih obdelujemo osebne podatke mladoletnih oseb.

Pri tem posebno pozornost namenjamo:

• varovanju zasebnosti otrok in mladostnikov,
• minimalnemu obsegu zbiranja podatkov,
• primernemu načinu obveščanja,
• pridobivanju soglasij staršev oziroma zakonitih zastopnikov, kadar je to potrebno,
• posebej previdni uporabi fotografij in videoposnetkov.

8. Uporaba zunanjih digitalnih orodij

Za izvedbo aktivnosti lahko uporabljamo zunanja digitalna orodja in platforme, na primer:

• Google Workspace,
• Google Forms,
• Google Drive,
• videokonferenčna orodja,
• e-poštne sisteme,
• orodja za upravljanje projektov,
• orodja za pošiljanje e-novic,
• druge spletne platforme.

V teh primerih lahko ponudnik storitve nastopa kot pogodbeni obdelovalec osebnih podatkov oziroma samostojni upravljavec, odvisno od narave storitve.

9. Posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam

Osebne podatke lahko posredujemo:

• pogodbenim obdelovalcem,
• IT ponudnikom,
• računovodskim servisom,
• izvajalcem spletnega gostovanja,
• partnerjem v projektih, kadar je to potrebno za izvedbo aktivnosti,
• nacionalnim agencijam,
• financerjem,
• revizorjem,
• pristojnim državnim organom,
• drugim subjektom, kadar to zahteva zakon ali izvedba projekta.

Podatkov ne prodajamo tretjim osebam.

10. Prenos podatkov izven Evropskega gospodarskega prostora

Pri uporabi nekaterih digitalnih storitev se lahko podatki obdelujejo tudi zunaj Evropskega gospodarskega prostora.

V takšnih primerih uporabljamo ponudnike, ki zagotavljajo ustrezne zaščitne ukrepe skladno z GDPR, na primer:

• sklep Evropske komisije o ustreznosti,
• standardne pogodbene klavzule,
• druge zakonsko priznane zaščitne mehanizme.

11. Hramba osebnih podatkov

Podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za namen, zaradi katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kot zahtevajo predpisi ali pogodbe.

Primeroma:

• podatke o pogodbenih razmerjih hranimo skladno z veljavnimi zastaralnimi in zakonskimi roki,
• računovodsko dokumentacijo hranimo skladno z davčnimi in računovodskimi predpisi,
• podatke na podlagi privolitve hranimo do preklica oziroma do prenehanja namena,
• podatke udeležencev projektov hranimo toliko časa, kolikor zahtevajo pravila financerja, pogodba o financiranju oziroma revizijska obdobja,
• podatke iz prijav na dogodke hranimo do zaključka organizacijskih in poročevalskih obveznosti,
• anonimne oziroma agregirane statistične podatke lahko hranimo dlje.

Po preteku rokov podatke izbrišemo, anonimiziramo ali varno uničimo.

12. Varnost osebnih podatkov

Aspira uporablja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred:

• nepooblaščenim dostopom,
• izgubo,
• spremembo,
• razkritjem,
• uničenjem,
• zlorabo.

Dostop do podatkov je omejen na osebe, ki jih potrebujejo za opravljanje svojega dela.

13. Pravice posameznikov

Posameznik ima skladno z GDPR pravico:

• do dostopa do svojih osebnih podatkov,
• do popravka netočnih podatkov,
• do izbrisa,
• do omejitve obdelave,
• do ugovora obdelavi,
• do prenosljivosti podatkov, kadar so izpolnjeni pogoji,
• do preklica privolitve,
• do vložitve pritožbe pri nadzornem organu.

GDPR zahteva, da upravljavec posamezniku ob zbiranju podatkov posreduje informacije o identiteti upravljavca, namenih, pravni podlagi in drugih bistvenih elementih obdelave. EUR-Lex

Zahteve lahko pošljete na:

info@aspira.si

14. Pravica do ugovora pri fotografiranju in objavah

Posameznik lahko kadar koli sporoči, da ne želi, da se njegove prepoznavne fotografije oziroma videoposnetki uporabljajo za obveščanje javnosti ali promocijske objave.

Ugovor lahko poda:

• pred dogodkom,
• med dogodkom,
• po dogodku,
• tudi po objavi fotografije ali posnetka.

Informacijski pooblaščenec je v mnenju glede 93. člena ZVOP-2 izrecno navedel, da posameznik lahko obdelavi ugovarja kadar koli. IPRS

Zahtevo lahko pošlje na:

info@aspira.si

15. E-novice in neposredno obveščanje

E-novice in promocijska sporočila pošiljamo samo na podlagi ustrezne pravne podlage.

Kadar je podlaga privolitev, se lahko posameznik kadar koli odjavi.

Odjava je možna:

• prek povezave za odjavo v sporočilu,
• z e-pošto na info@aspira.si.

16. Avtomatizirano odločanje in profiliranje

Aspira praviloma ne uporablja avtomatiziranega odločanja ali profiliranja, ki bi imelo pravne ali podobno pomembne učinke za posameznika.

Če bi takšno obdelavo uvedli, bi posameznike o tem posebej obvestili.

17. Piškotki

Spletna stran lahko uporablja piškotke za:

• pravilno delovanje spletnega mesta,
• analizo obiska,
• izboljševanje uporabniške izkušnje,
• druge dovoljene namene.

Podrobnosti so navedene v ločeni politiki piškotkov.

18. Povezave na druge spletne strani

Naša spletna stran lahko vsebuje povezave do drugih spletnih strani in zunanjih platform.

Aspira ni odgovorna za njihove politike zasebnosti ali načine obdelave osebnih podatkov.

Priporočamo, da uporabniki preverijo politike zasebnosti teh ponudnikov.

19. Kršitve varnosti osebnih podatkov

V primeru kršitve varnosti osebnih podatkov bomo ravnali skladno z GDPR in ZVOP-2.

Kadar je to zahtevano, bomo o kršitvi obvestili:

• Informacijskega pooblaščenca,
• prizadete posameznike.

20. Pritožba pri nadzornem organu

Če menite, da vaše osebne podatke obdelujemo v nasprotju s predpisi, imate pravico vložiti pritožbo pri:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije

E-pošta: gp.ip@ip-rs.si

Spletna stran:
Informacijski pooblaščenec RS 

21. Kontakt

Za vprašanja, zahteve ali uveljavljanje pravic glede osebnih podatkov se lahko obrnete na:

Aspira
Trg Franca Fakina 4
1420 Trbovlje
E-pošta: info@aspira.si

22. Spremembe politike zasebnosti

To politiko zasebnosti lahko občasno dopolnimo ali spremenimo zaradi:

• sprememb zakonodaje,
• sprememb načina obdelave podatkov,
• novih storitev,
• novih projektov ali digitalnih orodij.

Na spletni strani bo vedno objavljena aktualna različica politike.

Datum zadnje posodobitve: [15. 10. 2026]

POLITIKA PIŠKOTKOV

1. Kaj so piškotki