Pred 15 leti, ko sem vstopala v svet razpisov in projektov, sem bila prepričana, da je teden dni časa za večino razpisov dovolj, da vse uredim. No, izkušnje so me naučile, da v večini primerov ni tako. Ti dnevi so bili polni stresa, nervoze, pritiska, gledanja na uro, sprehajanja po prijavnici gor in dol ter (občasnega) obupa. Da ne govorim o kakovosti prijav, njihovi konsistentnosti, kakovosti partnerstev itd. Ob slabi pripravi je prijavnica hitro postala zelo slabo sestavljena hišica iz kart.
Ena najpogostejših napak pri pripravi projektnih prijav je prepričanje, da bo dovolj časa za vse tudi v zadnjih dneh pred rokom oddaje. V praksi se skoraj vedno izkaže nasprotno, zgodi se življenje v službi in/ali doma ter načrt razpade. Zato je jasno – kakovostna prijava potrebuje čas. Ne le za grajenje zanesljivega partnerstva in pisanje, temveč predvsem za razmislek, usklajevanje, finančni načrt in končni pregled.
Pri načrtovanju priprave prijave je dobro najprej realno oceniti, koliko časa bomo zanjo dejansko potrebovali. Večina ljudi lahko intenzivno in zbrano pripravlja prijavo največ nekaj ur na dan. Če prijavi namenimo približno štiri ure dnevno, bomo bistveno učinkovitejši, kot če bi zadnje dni pred rokom poskušali opraviti vse naenkrat. Poleg tega je smiselno načrtovati še kakšen dan rezerve za nepredvidene zaplete, dodatna vprašanja partnerjev ali tehnične težave pri oddaji.
Priporočljivo je, da si lasten rok za dokončanje prijave postavimo vsaj dan ali dva pred uradnim rokom razpisa. Tako se izognemo nepotrebni paniki in površnosti, ki pogosto vodita v spregledane napake. Zadnji trenutki naj bodo namenjeni le še preverjanju dokumentov (in morebitnih prilog), podpisovanju in oddaji, ne pa dopolnjevanju ključnih vsebin.
Zelo koristen pristop je tudi, da prijavo po zaključku za kratek čas odložimo. Če jo po dnevu ali dveh ponovno preberemo s »svežo glavo«, bomo veliko lažje opazili nedoslednosti, slovnične napake ali dele besedila, ki niso dovolj jasni. Hkrati se lažje postavimo v vlogo ocenjevalca in preverimo, ali prijava res prepričljivo odgovarja na razpisna vprašanja ter jasno predstavlja projektno idejo. Ali pa za pomoč prosimo zunanjega strokovnjaka, ki vlogo prebere in pregleda.
Dobra projektna prijava ni rezultat zadnjega navdiha, ampak premišljenega procesa. Pravočasna priprava zmanjšuje stres, omogoča kakovostnejše sodelovanje med partnerji in bistveno poveča možnosti za uspeh na razpisu. Čas, ki ga vložimo v dobro načrtovanje priprave prijave, se zato skoraj vedno obrestuje.
Niste prepričani, ali imate dovolj časa za kakovostno pripravo prijave?
Pri Aspiri organizacijam pomagamo že v zgodnji fazi razpisnega procesa: pri pregledu razpisne dokumentacije, oceni potrebnega časa, pripravi realne časovnice, usklajevanju projektne ideje ter pregledu prijave pred oddajo.
Če imate razpisno priložnost, pa niste prepričani, kako se je lotiti ali koliko časa bo priprava dejansko zahtevala, vam lahko pomagamo z začetnim pregledom razpisa, oceno izvedljivosti in načrtom priprave projektne prijave.